Mengenal ERP – bagaimana sukses mengimplementasikannya dalam perusahaan anda?


cycle of implentation of ERPRekans, berikut adalah artikel yang merupakan salah satu pembelajaran saya di bidang ERP, silakan disimak dan dipelajari. Artikel ini terutama tertuju kepada anda dan perusahaan yang sedang mempertimbangkan untuk menggunakan ERP dalam membantu memecahkan masalah dan memicu pertumbuhan perusahaan anda lebih baik. semoga artikel ini dapat membantu.

Hal paling dasar.

berikut dibawah ini adalah contoh sederhana untuk menunjukkan pentingnya ERP (Enterprise Resource Planning).

Anggaplah anda memiliki sebuah toko klontong kecil, biasanya hal operational yang anda lakukan sebagai pemilik toko adalah membeli berbagai item dari beberapa penjual untuk kemudian anda simpan dalam stock toko anda. Kemudian orang datang dan membeli item-item yang menjadi kebutuhan mereka sehari-hari, tentu dengan harga lebih sebagai keuntungan anda.

Biasanya anda mungkin akan mengalami kehabisan stock pada suatu saat, sehingga anda terpaksa meminta maaf kepada orang yang datang ke toko anda dan berjanji item tersebut akan tersedia keesokan hari.

Beberapa penjual yang mana anda mengambil/membeli item untuk anda jual biasa disebut SUPPLIER, sementara orang-orang yang datang ke toko anda untuk membeli kebutuhan mereka disebut sebagai CUSTOMER, dan stock item di toko anda biasa dikenal sebagai INVENTORY.

Seiring dengan berjalannya waktu, business anda berkembang dan menjadi besar, anda sekarang menerima pemesanan order via telephone dan menyediakan layanan pengantaran barang ke pelanggan anda – yang membuat anda menempatkan beberapa orang sebagai karyawan anda.

Pada toko kecil, anda biasanya mencatat semua jenis transaksi dengan buku kecil anda. Namun, hal ini semakin sulit ketika anda memiliki toko lebih besar, bayangkan ketika anda memiliki lebih dari 10.000 customer, dan anda ingin mengetahui barang-barang apa saja yang menjadi kebutuhan mereka, sehingga anda dapat menjual item yang tepat, lalu anda berhubungan dengan lebih dari 1000 SUPPLIER dan memiliki beberapa jenis perjanjian pembayaran dan pengantaran item yang anda pesan, lalu lebih dari 500 orang karyawan di beberapa toko dan gudang stock anda untuk menghandle kegiatan operational toko-toko anda.

Disinilah ERP berfungsi, untuk membantu kegiatan business dari perusahaan yang besar, yang kompleks dengan berbagai kegiatan operational dan mengandalkan informasi dalam mengambil keputusan.

sebagai contoh: perusahaan seperti Oracle Coorporation telah menciptakan software yang skalanya sangat besar (huge)-yang dikategorikan sebagai ERP software oracle Applications (Oracle E-business Suite). Namun, untuk diingat, oracle Applications bukan hanya 1 modul software yang besar, namun terdiri dari koleksi beberapa modul yang saling berhubungan dan menciptakan informasi terintegrasi.

Lalu, apa yang dimaksud dengan terintegrasi? pertama, mari kita mengerti bagian-bagian yang disebut sebagai modul. Bagian Pembelian (Purchasing) dan Pembayaran (Account Payables) berhubungan dengan SUPPLIER sejak pembelian dilakukan dari supplier dan anda harus melakukan pembayaran berdasarkan termin pembayaran yang sudah disepakati sebelumnya. Modul oracle Purchasing menghandles semua proses mulai dari permintaan pembelian (requisitions), eksekusi pembelian melalui pembuatan Purchase Order (PO) kepada Supplier hingga Oracle Account Payables (AP) menghandle pembayaran anda kepada supplier berdasarkan termin yang anda sepakati.

Kurang lebih sama, pada modul Inventory, maintain stock Item yang dijual dan diterima, kemudian Order Management dan Oracle Account Receivables (AR) menghandle mulai dari pencatatan penjualan hingga pengiriman barang dan penerimaan pembayaran oleh pelanggan/customer kita.

Order management membantu untuk tidak hanya mencatat penjualan, namun juga dapat mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk dianalisa, ataupun memperluas saluran penjualan anda, semisal via telephone, web-internet dan lain sebagainya.

Lalu yang menghandle 500 karyawan anda dalam melakukan pembayaran gaji dan data karyawan? pada oracle hal ini dihandle oleh Oracle Human Resources (Oracle HR).

Jadi, sekarang anda dapat melihat bahwa setiap bagian dari modul tersebut terpisah namun saling berhubungan satu sama lain melalui fungsi masing-masing modul tersebut.

Nah, fungsi-fungsi tersebut akan menciptakan informasi yang kesemuanya bermuara pada laporan keuangan – yang menyatakan Profit/Loss (Untung/Rugi). Disinilah integrasi berperan, bahwa pencatatan setiap jenis transaksi dari masing-masing modul diatas tercatat baik secara summaries (ringkas) maupun detail pada Oracle General Ledger.
Modul ini, membantu untuk mencatat statement Profit/Loss, laporan pajak dan lain sebagainya.

Secara sederhana, ketika anda membayar gaji pegawai anda, informasi pembayaran tersebut akan tercatat dalam General Ledgers sebagai Biaya (Uang yang keluar), sama juga ketika anda membeli item dari supplier dan melakukan pembayaran kepada supplier anda.

kemudian, ketika anda menerima Item ke dalam stock item anda, informasi yang dicatat adalah sebagai Pemasukan (Uang yang masuk), ketika item tersebut terjuall kepada pelanggan/customer anda.

Sekali lagi, seluruh informasi transaksi dari berbagai modul yang berbeda diatas bermuara ke dalam laporan General Ledger (GL) – yang tentunya pada akhirnya adalah merupakan laporan Untung(Laba)/Rugi perusahaan anda.

Sementara, seluruh fasilitas pendukung kegiatan operational perusahaan anda, seperti mobil, toko, gudang penyimpan stock, komputer dikategorikan sebagai Asset dan dikelola melalui Oracle Fixed Assets.

disinilah kenapa software ERP begitu mahal, karena tidak mudah menciptakan software multifungsi yang tetap menjaga integritas informasi yang ada, bahkan dapat menganalisa informasi yang anda masukan lewat kegiatan operational anda menjadi informasi yang dapat memprediksi kebutuhan dan perkembangan business anda.

Kemudian, bagaimana melakukan implementasi* ERP yang sukses?
*disebut implementasi karena besarnya ‘scope’ pekerjaan yang akan dilakukan dengan tahap-tahap yang dapat dipantau untuk melihat progress yang ada.

ERP ketika diimplementasikan, sebenarnya bertujuan menyatukan semua department/divisi dan seluruh fungsi dalam perusahaan anda menjadi sebuah perusahaan yang mampu dipantau melalui sistem terkomputerisasi dan terlayani dengan sebuah sistem yang meminimalkan biaya dengan efisiensi proses yang terkomputerisasi.

Sebuah implementasi ERP, meskipun pada ideal-nya akan membantu anda dalam mendapatkan informasi planning/perencanaan dan fungsi advance (lanjut) yang dapat mempridiksi apapun, tentunya-memiliki syarat untuk sampai pada titik ideal tersebut.

Ketika anda melakukan implementasi penting untuk mengerti bahwa akan ada efek baik yang positif maupun kurang menyenangkan bagi anda dan perusahaan anda, sehingga yang terbaik yang bisa kita lakukan adalah merancang implementasi sebaik mungkin untuk mengurangi side effect yang kurang menguntungkan.

Adalah penting untuk mengerti bahwa masing-masing perusahaan memiliki keunikan dalam melakukan implementasi ERP, namun saran terbaik yang bisa dilakukan adalah impelementasi secara bertahap berdasarkan kebutuhan dasar dan kemampuan perusahaan anda (termasuk budget dan kemampuan SDM anda), atau jika anda benar-benar mempertimbangkan merombak keseluruhan business process anda, maka cara ‘big bang’ atau full modul implement secara berkesinambungan.

Keuntungan menggunakan ERP

Keuntungan yang bisa kita raih ketika menerapkan ERP dalam perusahaan kita beberapa diantaranya adalah:

  1. Otomasi business process – seperti proses ordering, mulai dari pencatatan order dari customer hingga proses pengiriman dan penagihan pembayaran order.
  2. Single point of information, semisal Karyawan ketika berhadapan dengan pelanggan memiliki informasi (berdasarkan historical transaksi) yang cukup untuk mendeliver kebutuhan dari pelanggannya. histori ini dapat dijadikan pegangan oleh bagian pembelian untuk melakukan perencanaan pembelian, dan seterusnya.
  3. Efisiensi yang tinggi, semisal pencapaian kepuasan pelanggan karena tingkat kecepatan pelayanan dengan otomisasi, pengurangan biaya produksi dan biaya operasional, dan lain sebagainya.
  4. Sumber informasi yang cukup untuk melakukan analisa. dengan pencatatan historical transaksi yang baik, otomatis anda tinggal menggunakan software perencanaan untuk mengetahui analisa apapun berdasarkan history yang anda miliki, semisal analisa kepuasan customer, analisa tingkat delivery barang dari supplier dan lain sebagainya.

Pemilihan ERP

Ketika anda menganggarkan sejumlah dana untuk mengimplementasikan ERP, penting untuk melakukan pemilihan terhadap ERP yang paling cocok dengan kebutuhan perusahaan anda. Lebih penting lagi-keputusan, apakah perusahaan anda mampu mengimplementasikannya sendiri, atau menggunakan jasa konsultan yang sudah berpengalaman menerapkan implementasi ERP.

Karena itu, pastikan bahwa ERP yang akan anda implementasikan memiliki kualifikasi:

  1. Flexibility, untuk mendukung keunikan business process perusahaan anda, penting untuk memilih ERP yang paling dekat dengan solusi yang anda butuhkan di perusahaan anda – namun, juga tidak kehilangan flexibilitas untuk mengakomodasi kebutuhan anda.
  2. Open System, jika anda telah memiliki data pada system sebelumnya, dan anda menginginkan data tersebut akan dimasukan ke dalam ERP anda yang baru, maka, ERP yang akan anda implementasikan penting memiliki kemampuan untuk melakukan proses import data tersebut. Jika terlalu banyak software pihak ketiga yang harus anda beli sebagai tambahan proses import tersebut, maka ERP tersebut semakin tidak open dan akan berpotensi menyulitkan anda di depan, semisal-anda mengganti ERP anda, sementara ERP sebelumnya tidak memiliki kemampuan Export data dari ERP lama.
  3. Best Business Practises, otak dari semua ERP adalah Best Practises yang dibawa sesuai dengan business process dari jenis business anda, semakin banyak sertifikasi yang diterima dan diakui dunia, semakin baiklah software tersebut.
  4. Standard & Minimum Customization, semakin ‘plug and play‘ ERP anda, semakin standard jenis ERP anda, namun semakin banyak customization yang harus dilakukan untuk mengakomodasi kebutuhan ERP anda, semakin sulitlah ERP tersebut dan mempunyai kemungkinan berhasil cepat.
  5. Mampu melakukan End to End integration demo, pastikan ketika anda melihat demo dari vendor yang akan anda pilih, simak dengan baik proses mulai dari ujung yang satu ke ujung yang lain – apakah informasi tersebut tidak terputus? membutuhkan proses re-entry ulang? tidak terintegrasi dengan modul lainnya?

Untuk menunjang keberhasilan implementasi ERP anda, penting untuk mengerti dan menerapkan hal dibawah ini:

  1. Sangatlah penting melakukan proses evaluasi dan perbaikan terhadap business process perusahaan anda, karena ERP membawa best practices yang ada, tentunya proses yang semakin standard dan mendekati best practices dunia akan memberikan hasil significant kedepannya, karena itu penting sekali untuk mencari konsultan implementasi yang TIDAK HANYA sekedar tahu teknis dari sebuah ERP, namun juga harus MENGERTI dan BISA memberikan masukan bagaimana PROSES yang TERBAIK yang dilakukan bagi perusahaan anda, apa alternatif dan apa gain & benefitnya.
    salah satu implementor yang memiliki kemampuan seperti ini adalah: PT. Starperforma (www.starperforma.com).
  2. Bahwa implementasi ERP berarti PERUBAHAN besar dalam perusahaan anda, dan biasanya orang tidak menyukai perubahan, karena perubahan berarti mulai dari nol lagi, penting bagi anda untuk memastikan setiap bagian dari perusahaan anda berpartisipasi dan mengerti bahwa perubahan yang dilakukan adalah perubahan ke arah lebih baik, bukan sebaliknya.
  3. bersiap dan waspada terhadap hidden cost yang mungkin ada karena proses implementasi ini. Harus dimengerti, implementasi ERP akan memberi akibat yang luas bagi perusahaan anda, termasuk diantaranya investasi yang harus anda tanamkan, sebelum anda dapat menikmati hasilnya, diantaranya:
    • Training, gathering dan training mulai dari business process sampai ke operational use training, tentunya akan menambah waktu off dari key people perusahaan anda, dalam usaha untuk menguasai ERP yang diimplementasikan
    • Customization semakin tidak standard ERP anda, semakin banyak hal teknis yang harus dikerjakan, maka akan semakin lamalah ERP anda dapat digunakan, karena itu hindari customization sebanyak mungkin.
    • Penambahan SDM, dalam banyak kasus, implementasi ERP juga berpeluang menambah SDM (Sumber Daya Manusia) yang sebelumnya tidak/belum diperlukan, semisal di bagian IT, operational lapangan, planning/perencanaan dan lainnya.
  4. Bersiap pada Post-ERP depression, setelah implementasi ERP, bukan berarti perusahaan anda langsung dapat menikmati hasilnya, karena butuh beberapa waktu (tergantung kemampuan SDM perusahaan anda) untuk perusahaan anda terbiasa dengan proses dan system yang baru, dalam banyak kasus bahkan mengakibatkan penurunan produktifitas perusahaan anda, karena dalam fase adaptasi. 3-6 bulan pertama setelah implementasi ERP adalah waktu yang dimana perusahaan anda mungkin mengalami penurunan performance, yang untuk selanjutnya akan naik, setelah SDM perusahaan anda terbiasa.
    penting sekali meletakkan Key People yang Solid dan competence untuk menurunkan waktu adaptasi yang diperlukan.

Sekali lagi, ERP adalah Tools yang membantu perusahaan anda, bukan keajaiban yang dapat membuat perusahaan anda menjadi lebih baik, kesinambungan dan kerjasama yang baik antara People, Process dan System sangat penting menjamin keberhasilan implementasi dan penggunaan ERP anda (FTJ).

~ by celemotan on 4 January, 2008.

7 Responses to “Mengenal ERP – bagaimana sukses mengimplementasikannya dalam perusahaan anda?”

  1. […] sumber : https://celemotan.wordpress.com/2008/01/04/mengenal-erp-bagaimana-sukses-mengimplementasikannya-dalam… […]

  2. tentang tutorial cara pemakaian openerp atau compiere khususnya. thx

  3. mau tanya neh, ada ngak yang tau buku atau referensi tentang erp? email aja kalau boleh, thx b4

  4. bos boye, ERP digunakan di jenis apa saja cocok – dengan catatan memang sudah waktunya membutuhkan system informasi terintegrasi dan siap berinvestasi di bagian ini.
    beberapa perusahaan jasa yang sudah menggunakan ERP seperti ticketing tour travel (untuk back office), system integrator untuk back office systemnya dan project management dan banyak lagi.

  5. saya mau tanya, bagaimana ERP digunakan di perusahaan jasa, apakah cocok??klo iya knp,klo tdk knp??

    thx

  6. setuju bos Irawan, makanya seperti saya sebutkan diatas, #1 faktor penentu adalah ‘kerapian’ bisnis processnya terlebih dahulu.
    terima kasih untuk tambahannya.
    salam.

  7. Artikel yang menarik bro.

    Sedikit sharing dari saya.

    Bagaimana agar tidak terjadi “island of automation” merupakan hal yang harus diperhatikan oleh implementor dan perusahaan yang akan menggunakan ERP. Jangan sampai setelah implementasi sistem ERP berjalan tidak sinkron dengan operasional aktual perusahaan. Sering terjadi “flow of document” yang tidak sama dengan operasional misalnya barang yang dijual ke customer belum tercapture di sistem.

    Penyebab utamanya adalah bisnis proses yang belum rapi (best practice). Sangat penting bagi perusahaan untuk merapikan bisnis prosesnya terlebih dahulu sebelum mengimplementasikan software ERP.

    Regards,
    Irawan

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: